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第5条待验货物处理。
已经到货、等待验收的货物,必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期,并且应与已验收的货物分开储存,并规划出“待验区”,以示区分。
第6条实施验收。
1.货物到货后,货物验收人员应会同使用部门根据《装箱单》、《订购单》、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量,并将到货日期及实收数量填入《订购单》。同时,验收人员填写验收报告单并在上面签字。
2.质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告,对那些没有对应采购申请的商品或劳务,一律不得签收。
3.质量管理部门验收完毕后,对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明,内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等,作为验收商品或劳务的依据,并及时报告采购部门和财务部门。
4.验收过程中如发现所载的货物与《装箱单》、《订购单》或合同所载内容不符,应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。
5.验收过程中发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况并达到一定程度时,验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理,并尽可能维持其状态以利于公证作业。
6.公证单位或供应商确认后,验收人员开立《索赔处理单》呈部门负责人核实后,送财务部门及采购部门办理。