活动策划完全手册

《活动策划完全手册》一书通过敏锐的观察和独特的视角向你展现了一幅如何策划和管理活动工蓝图，帮助你减少工作中的闪失和意外。本书与众不同，别具一格，为你提供了很多实用的建议和操作方法，内容涉及活动策划和管理的方方面面：如何选择最佳场所、如何准备和控制预算、如何制作工作日程和配备人员、如何安排和协调餐饮、装饰、布置、娱乐和主题、如何与专业公司和职业人士合作。

活动策划者是否清楚在组织和管理此类活动过程中容易出现的问题，对活动预算以及活动能否成功将产生非常重要的影响。《活动策划完全手册》将带你经历策划和管理一个成功活动的每一个环节：策划阶段、时间安排和后勤管理、预算编制、实际操作和现场管理。
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活动策划者是否清楚在组织和管理此类活动过程中容易出现的问题，对活动预算以及活动能否成功将产生非常重要的影响。《活动策划完全手册》将带你经历策划和管理一个成功活动的每一个环节：策划阶段、时间安排和后勤管理、预算编制、实际操作和现场管理。
《活动策划完全手册》一书将提供一些费用计算表格样本，帮助你制定详细的计划和合理的预算；阐述在你与供应商签订合同之前应了解的问题；囊括了大量的策划技巧和案例，使你避免因犯错而付出高昂的代价；推荐特色配套网站。网站除提供本书所列举的表格外，还补充了一些其他的实用表格和作者对一些问题的解答。

朱迪·艾伦女士是一位在活动策划领域享有很高声誉的专家。也是朱迪·艾伦公司的创始人和董事长。

朱迪·艾伦女士已经成功地在世界上30多个国家策划多个活动。有些活动的参加人数超过2000人。她成功地策划和推出了许多令人难忘的活动．其中包括：迪斯尼“美女与野兽”开幕盛典晚会；诺曼·杰维森“屋顶上的提琴手”25周年庆祝仪式。朱迪·艾伦所策划的活动范围非常广泛．既有仅限少数人参加的VIP活动。也有像新车发布会这样动用数百万美元和多种媒体技术的大型活动。

朱迪·艾伦女士所著的活动项目系列著作受到世界活动项目领域从业人员的关注。并被译为多国文字出版。

第1章 前期准备：初步策划和预算
你能花多少钱?
活动的目的
初步策划
构思
预算细分
第2章 组织和时间安排
关键任务时间表
工作单
选对日子最关键
一天中的某个时间和一星期中的某一天
日期选择
第3章 位置位置位置
地址的选择
地址要求
饭店和会展中心
餐馆私人场地餐饮服务
位置：问与答
剧院
帐篷
合同
在新建场地举办开幕活动
第4章 交通
豪华轿车
大巴
停车
交通：问与答
第5章 客人抵达
天气状况
客人抵达与天气状况：问与答
欢迎曲
欢迎曲：问与答
登记：客人通行与票券领取
登记：问与答
第6章 活动场地要求
舞台视听灯光
舞台视听灯光：问与答
房间要求：问与答
第7章 客人是谁
客人名单
邀请信
媒体
媒体：问与答
儿童
第8章 餐饮
菜单策划
人员配置
第9章 其他考虑事项
娱乐节目
娱乐节目：问与答
摄影
摄影：问与答
主题装饰赠品
最后完善
第10章 结束
活动结束了
衷心感谢
下一个活动
附录A 成本表样本
附录B 支付计划表样本
附录C 工作单样本
译后记

书摘
饭店和会展中心
饭店和会展中心之间的差别将会影响你的预算。这两种场所都不错，但
你必须知道它们之间的区别以及哪些费用应该纳入到成本细分里去。
如果你除了活动场地以外还需要客房，那么在饭店举办活动可能划算。
因为饭店将从销售食品、饮料、客房方面获得收入，它可能会降低活动布置
和排练期间所产生的用房租金。一般说来，如果饭店能获得食品和饮料的收
入，它们就不会收取活动举办期间的用房租金。当然，这取决于你在饭店里
总共花了多少钱。
在饭店举办活动意味着你的客人们能很容易地步行来到会议室，这就省
掉了交通费。如果客人住的饭店离举办活动的会展中心超过了步行所能到达
的距离，你就要承担客人的交通费用了。
不是所有的会展中心都与附近的饭店订有客房特价协议。你可能要分别
与饭店和会展中心协商。你应该比较一下成本，看看它们在价格方面的差别
。除了用房租金以外，还要考虑其他的一些费用。
大多数饭店都会允许你的布景人员停车卸物，也会提供人手帮忙运送物
品(记住把小费计算在预算里)。饭店不会收取用于登记或陈列物品的桌椅使
用费，它们通常也能提供很多特制玻璃杯，比如马爹利酒杯，供你的马爹利
酒吧专用，如果不超过一定数量还可免费使用。可以与饭店协商，为布景工
作人员和贵宾们提供日间使用的房间和更衣室。饭店的会议厅通常铺有地毯
，因此不必额外花费铺设地毯的费用，通常也不用支付房间清理费。饭店一
般会提供带锁的储物区，而且通常愿意免费补充丢失的钥匙。
在会展中心举办活动的话，不一定有上述的这些方便。卸物可能要付劳
务费；有时还会有最短时间限制，如三或四个小时，或要求支付超时费用；
使用桌子、布帘和桌裙也可能要付费；会议中心可能没有特制酒杯，为此你
还要付出额外的费用；展厅不一定铺地毯，租用地毯又是一笔费用；另配钥
匙和真空吸尘都可能要额外付费。一定要仔细弄清楚有哪些费用，哪些方面
可以协商。
对两种场地的费用进行了对比之后，确切地知道它们的价格在哪些方面
有差别，你就可以与饭店和会展中心就具体问题进行协商。会展中心也能像
饭店一样免去某些租金，但是他们需要先知道该次活动将在会展中心消费多
少客房、食品和饮料。如果你的消费金额减少，租金就会提高，这些将在他
们的合同里列出来。要特别注意这个方面，因为它可能会对你的预算有很大
影响。
你在签订合同之前还需要弄清楚是否有以下额外花费：
·使用桌椅是否要付费?
·是否需要为举办招待会或晚宴额外准备什么东西?
·是否需要支付保洁费用?
·需要付哪些超时费用?
·是否需要与某些指定公司合作?
·用电如何收费?
让场地管理部门提前列出所有额外的费用，并把它们纳入你的预算。否
则，等一天活动接近尾声时，你很可能会收获到“惊讶”——费用超出了你
的预料。尤其在资金有限的情况下更要注意。不论在哪里举办活动你都要问
：
·工作人员属不属于某个工会组织?
·工作人员是否属于工会对劳务费和其他费用有什么影响?
·合同和工资协商事务什么时候必须完成?
·场地有没有整修计划?如果有的话，对你的活动将有何影响?
你不会愿意在劳资谈判期间和有罢工威胁的情况下举办活动。你需要知
道场地有什么样的整修计划，整修规模有多大，整修对服务、设施状况以及
对在此参加活动的客人会有什么影响。
饭店和会展中心各有千秋。最重要的是找到最适合你的活动的地点，并
对应纳入预算的所有可能产生的费用都有清楚的了解。
P37-38