《新编办公室规范管理实务全书》

办公室的工作性质决定了办公室工作的重要性，它要求办公室管理努力达到规范化、标准化、科学化。本书根据办公室的工作特点，围绕办公室人员规范管理、办公室工作规范管理、办公室例行公务工作规范管理、办公室自动化规范管理4个方面的主题，系统全面地论述了办公室人员、计划、协调、会议、信访、信息、接待、外事、保密、收发文、办公自动化等21个方面的管理工作。全书内容丰富，语言通俗易懂，实用性强，是办公室工作人员的工具书和参考书。

第一编 办公室人员规范管理
第一章 办公室工作概述
第一节 办公室工作的性质
一、综合性和政治性
二、从属性和服务性
第二节 办公室的地位和作用
一、中心地位
二、窗口地位
三、枢纽地位
四、参谋作用和助手作用
五、服务作用和耳目作用
第三节 办公室的任务和特点
一、办公室工作的基本任务和原则
二、办公室工作的特点和规律性
第四节 办公室环境管理
一、办公室环境及其管理
二、办公室环境的内容
第五节 办公室机构设置
一、办公室机构设置概述
二、办公室机构设置原则
三、办公室机构的领导与管理

第二章 办公室人员配备
第一节 办公室人员的基本要求
一、政治可靠
二、有强烈的事业心
三、谦虚好学
四、廉洁奉公
五、工作勤奋
第二节 办公室人员个体素质结构
一、知识结构
二、办公能力要求
三、道德素质
第三节 办公室人员群体素质结构
一、办公室群体的功能
二、群体的结构因素
三、群体组织的优化
第四节 办公室人员工作考核
一、建立岗位目标责任制
二、考核的原则和内容
三、考核的方法

第三章 办公室人员工作技能
第一节 语言文字技能
一、起草办公文稿
二、校对程序和方法
第二节 记录及录音整理技能
一、记录的要求和方法
二、录音整理的步骤
三、录音记录的优缺点
第三节 办公设备运用技能
一、文字处理
二、油印机和复印机的使用
三、打印机和激光照排
四、装订方法和文件规格尺寸

第四章 办公室人员工作效率
第一节 有备而来
一、要从小事做起
二、应备齐工具书
三、凡事计划在先
四、井然有序
五、合理布局
第二节 点滴记事
一、小本随身的妙处
二、“朝思暮想”的妙法
三、自编程序的高效
四、先做为上的业绩
第三节 办事的艺术
一、一次完成艺术
二、化繁为简艺术
三、委曲求全艺术
第四节 议事妙术
一、平心静气
二、事不过三
三、顺心转意
四、设身处地
五、以事喻理

第五章 办公室人员礼仪礼节
第一节 办公室礼仪的功能
一、有利于树立良好的社会公众形象
二、有利于解决复杂事项与突发事件
第二节 书面礼仪要求
一、柬帖的用法
二、公务专用信件的制作
三、贺卡
第三节 语言礼仪要求
一、基调的确立
二、程序的掌握
三、语汇的选择
四、音量、节奏与语气的控制
第四节 介绍与握手礼节
一、见面时的礼节
二、握手规矩

第二编 办公室工作规范管理
第三编 办公室例行公务工作规范管理
第四编 办公室自动化规范管理

二、考核的方法
考核的方法大致有以下几种。
1．民意测验法
民意测验法是把考核的内容分为若干项，每项划分为若干个等级，如优秀、良好、一般、较差，制成考核表，并将考核表发至相当范围。考核前，可先请被考核者进行述职，做出自我评议。然后，由参加评议的人填写考核表，最后算出被考核者的平均分值，确定他们的考核档次。这种考核方法的评议人范围一般是被考核者的同事和直属下级，以及与其发生工作联系的其他人员。此方法的优点是群众性和民主性较好，缺点主要是受评议人素质的局限，可能会在掌握考核标准上带有偏差或非科学因素。
2．工作标准法工作标准法规定每个职位必须完成的工作数量和质量，以此为标准去衡量办公室工作人员的工作情况，达到要求的为合格，超过要求的为优秀，未达到要求的为不合格。此方法的优点是：主管人员决定下属的考核结果有明确的标准作依据，因而结果较客观公正；下属日常工作中也有标准可循。缺点是：适用范围有一定的局限性，对工作成绩的考核较合适，而对思想政治表现和能力的考核就难以制定定量标准。另外，对一些工作任务难以制定具体的标准，特别是一些复杂的脑力劳动就更难制定标准。
3．因素比较法
比较法把被考核者的工作表现分为若干因素或要求，每一个因素分为若干个等级，每一等级确定记分标准，制成考核表。然后让被考核者的领导、同级、下级各层次的人都参加，对每一要素打分。最后将测评数据用加权计算法计算出分数，得出每个人的等次。这种方法适用范围较广，既可用来测评领导者的工作实绩，也可对一般工作人员工作表现进行评估；既可评估一个人的全面工作，也可评估其业务水平和业务能力。但对要素的划分过细会有困难，划分过宽又难于区分工作实绩的差距。