秘书写作/新编秘书学教材系列

第一章 秘书写作基础
第一节 秘书写作的含义和特点
第二节 秘书写作的一般过程
思考题
上篇 行政文书
第二章 行政公文概述
第一节 公文的含义、源流
第二节 公文的特点和作用
第三节 公文的分类、格式和语言要求
思考题
第三章 行政公文的写作
第一节 命令（令）
第二节 决定
第三节 公告
第四节 通告
第五节 通知
第六节 通报
第七节 议案
第八节 报告
第九节 请示
第十节 批复
第十一节 意见
第十二节 函
第十三节 会议纪要
思考题
第四章 计划
第五章 总结
第六章 调查报告
第七章 简报
第八章 规章制度
第九章 讲话稿
下篇 商务文书
第十章 商务文书概述
第十一章 综合报告文书
第十二章 专项报告文书
第十三章 商务协约文书
第十四章 商务告启类文书
第十五章 涉外类商务文书
第十六章 经济诉论文书
附录一 国务辽关于发布《国家行政机关公文处理方法》的通知及国家行政机关公文处理办法（2000年8月24日）
附录二 中国人民共和国国家标准
附录三 国务院公文主题表
参考书目
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书摘
公务文书与报刊文章、图书资料等书面文字材料显然不同，公务文书具有以下特点。
(一)由法定的作者制作和发布
法定的作者，是指依据法律或有关章程、条例、决定等建立的，并且能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。任何一篇公文的产生都是制发机关集体意志的体现，每一篇公文一般都经过讨论、起草、修改、审核、签发等程序。因此，公文是法定作者在他的权限范围内为行使职权而制作和发布的，其作者不是某个具体的撰稿人，而是指公文的制发者，即机关单位名称。即使是签署个人姓名的公文，也只是他代表所在机关、单位行使职权的一种表现。
(二)有强烈的权威性和时效性
由于公文由法定的作者制成和发布，尤其是党和国家机关中的特定机关和首长发布的公文，代表了制发机关的法定权威，其内容与党和国家的方针、政策、法律、法令密切相关，直接反映了国家机关的指挥意志、政策意向、行动要求和人民群众的根本利益，是实施行政管理的重要工具。因此，它具有法定的强制性和约束力。对每一份具体的公文来说，又有它的特定效用。它代表着制发机关赋予的具体使命，要求受文机关认真贯彻执行，或者予以答复。公文的效用有一定的时间性，没有一份公文是永远有效的。随着形势的发展、情况的变化，以及制发机关本身的更替，旧的公文就会被新的公文所代替。
(三)有明确的制作目的和特定的阅读对象
各级机关、单位制作公文，或是指导工作、布置任务，或是反映情况、请示问题，或是联系事宜、商洽工作，都有具体明确的实用目的，都是针对工作中发生的新情况、新矛盾、新问题，提出解决的方法、措施。公文有特定的阅读对象，公文有目的性、实用性的特点，决定了公文的阅读对象是定向的，从起草公文开始，就已经明确了阅读者及其身份。
(四)有严格的体式和一定的行文程序
体式的规范是公文独具的、异同于其他文体的特征。各种公文一般都具有规定的标题、正文、发文机关等基本组成部分，每个具体文种往往还有自身的写作要求。重要的文件在文头制作、书写格式、纸张尺寸、公文结构等方面也有特别规定。这些规定和要求，在撰写和办理公文时都必须严格遵守，不能自行其是，更不允许自行创造。公文的制发和办理，都必须经过一定的程序。如发文要经过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文冬经过签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序，不能随意处理公文。

市场调查报告是在开展市场调查和必要的分析研究之后写成的。全面完整地论述市场调查报告的写作应包括前期的基础性工作，共四个阶段，即：准备阶段、调查阶段、研究阶段、撰写阶段。准备阶段需要确定调查范围、对象、内容、方法、时间安排以及人力、物力、财力的准备。调查阶段主要由调查人员深入实际运用恰当的科学方法开展调查，搜集各种资料、信息。研究阶段是在调查结束之后将获得的大量资料、信息进行整理、鉴别、分析、研究，从中找出规律性的东西，得出符合实际的结论。撰写阶段就是执笔成文了。这里所说的市场调查报告的写法即是指一篇成文的市场调查报告的基本格局以及各个部分应写的内容。
市场调查报告由标题、正文、落款三部分构成。
(一)标题
市场调查报告的标题没有固定的格式，较常见的有以下几种。
1．直叙式标题。在标题中以概括性的文字交代调查的内容和范围，并直接使用“调查”或“调查报告”字样点明文种名称，如《上海市2001年彩电市场调查报告》。还有的标题在表示范围和内容的短语前加介词“关于”构成介宾短语作“调查”或“调查报告”的定语，如《关于上海市商品房销售状况的调查》。直叙式标题可以视为是以“调查”或“调查报告”为中心词、有一层或两层修饰关系的名词性短语。这种标题清楚具体，使人能通过标题就对文章所论述的范围一目了然，而且显得朴素自然，也不需要花费更多的精力。
2．结论式标题。将市场调查报告的主要观点浓缩为一个概括性的短语，作为文章的标题，如《市场定位准确是取得经营成果的关键》。这种标题有时体现为前后有某种逻辑关系的两个到三个短语，如《市场供求总体较好，结构矛盾突出，调整任务艰巨》。这类标题与新闻标题极其相似，能够使人一下子就进人报告的中心，需要写作者高度的概括能力。
3．问题式标题。将调查研究的问题加以概括后作为市场调查报告的标题，如《安徽农民人均纯收人距小康标准还有多远》。这类标题在引人人胜方面较其他类标题都强，需要写作者准确地把握读者的关注的热点。
4．复合式标题。即在正标题下加副标题。正标题一般点明本篇市场调查报告的主要观点，或表明调查的问题，或对观点、问题有所暗示；有时直截了当，有时比较含蓄。副标题一般交代调查的内容、范围、时间等，有时也交代调查的实施者。副标题应在正标题下另起一行，正副标题之间用破折号衔接。如《枝叶不展茶自愁——我国茶叶销售现状调查》。这类标题综合了直叙式标题和结论式标题或问题式标题的优点，需要写作者在遣词造句方面多下功夫。
(二)正文
市场调查报告的正文分为开头、主体和结尾三部分。
1．开头。开头也称前言，通常要简要地说明调查的目的、时间、对象、范围以及调查方法和效果，也可指出全文的主旨或简要概括全文的主要内容，使读者对全文有一个大致的了解。常见的方式有新闻报道式、概括交代式、提问解答式。有时也可省略不写。
发表在新闻媒体上的市场调查报告，出于宣传效果的考虑，其开头往往不是力求讲清情况、阐明观点，而是仅仅停留于对问题有所暗示。表达上的含蓄，可以达到一定的文学效果。
2．主体。这部分是市场调查报告的核心所在。从逻辑上讲，一般包括基本情况及分析、得出结论、决策建议三个方面的内容。写作时应根据基本主题表达的需要和材料性质，按照人们的认识规律合理布局。
基本情况分析是对市场调查了解到的客观事实、有关数据的叙述、解释和说明。目的是在帮助读者了解事实真相、也为后面的预测和建议提供依据。对一般情况可用简洁的语言加以介绍，重要情况要作详尽阐述。不一定要面面俱到，要根据主题表达的需要有所侧重。一般以文字叙述为主，辅之以数据、图表加以说明。然后再根据调查发现本企业在市场竞争中所处的位置，分析产生的原因。如有多种原因可以条分缕析，以达到清楚明确的目的。
得出结论是在基本情况分析的基础上得出的科学性的结论。市场调查报告虽不以预测为重点，但一般应在反映市场现状的基础上简略地推断发展趋势，展望市场前景，以此作为企业生产经营管理的参考。
决策建议是市场调查报告的落脚点，它是在情况介绍和分析判断、预测基础上提出的关于未来行动方案、经营策略的建设性意见。一般是为决策者作参考用的。写作时应注意有针对性、可行性和委婉性。
主体部分在写作上通常采用纵式结构和横式结构两种形式。
纵式结构是按市场调查报告的内在逻辑把主体分为前后形成因果关系或递进关系的几个部分：先说明基本情况；然后对基本情况加以分析，得出结论；最后根据分析得出的结论提出决策建议。在具体的写作时，也可以将基本情况和对基本情况的分析糅合在一起。
横式结构是把市场调查报告的主体分为逻辑上相互并列的几个方面，分头叙述和归纳。这种结构形式的优点是调查研究的问题或涉及范围较大时能突出基本问题，使报告纲目清楚。
不同目的和要求的市场调查报告，其主体部分的写作重点各有不同。有的把重点放在弄清事实情况上，有的把重点放在分析形成某种状况的原因上，有的则把重点放在决策建议上。在写作过程中应该通盘考虑，灵活变化，而不拘泥一格，墨守成规。
3.结尾。结尾是全文的结束部分。这一部分内容有的是重申或概括自己的观点；有的是进一步提出问题，引起注意；有的是对调查过程作一简要评价；也有的在这里把其他部分无法交代的内容作一补充。如果主体部分观点清楚，内容完备，也可以意终文止，不要结尾。

1．语言准确。经济诉讼文书是依据事实，根据法律制作的，其内容直接涉及到当事人的利益，因此对语言文字的准确性要求很高。要做到语言准确，语义单一，既符合法律的有关规定，又符合语言规律。
语言准确，还必须确切使用专业术语。法律术语都是对一定法律行为和法律事实的高度概括，如果用其他生活中的词语是很难准确科学地予以表述的。要将法律术语与通俗易懂相结合。另外，语言准确还要做到称谓恰当，符合法律规定。除了法律中规定的称谓外，对于生活中称谓在诉讼文书中也应注意使用书面语言。
2．句式规范。经济诉讼文书中的语言属于规范的书面语言，语句力求完整，尽量少用省略句式，以免混淆，如有使用，其省略句也应符合语法规定。
在经济诉讼文书中，有许多定型的句子，用以表述当事人的行为的事实和司法机关对其行为的评价，如用“原告诉称”、“被告辩称”、“本院认为”这类主谓短语，引出当事人的诉辩意见?或阐明司法机关处理理由。用“违反……”、“属于……”这种动宾谓语句说明问题的性质。当然除了恰当地使用这些固定的句式以显示司法文书的规范性外，也可适当运用较为灵活的句式，减少司法文书公式化和刻板的一面。
3．修辞妥帖。经济诉讼文书的语体风格属于公文语体，在修辞方面宜用消极修辞，且应特别注意妥帖。因此应注意以下几个方面：
(1)语言风格应朴素平实，不能描绘渲染，更不能夸张虚构。语言须平实，逻辑须缜密。即使用作具体的说明，也需明确清晰，合平分寸。
(2)叙事说理，贵在直陈，不用曲笔。叙事的目的在于清楚地反映当事人的行为及行为性质以及由此所应承担的法律责任。叙事案情事实一般只用顺叙的方法，按事实发展过程，以实际的推移为线索，写清事件的起因、发展、激化、冲突、直至结局，从中写出事件的来龙去脉，前因后果，从中分析当事人行为的性质以及应当承担的法律责任。理由的说明也应直接明确，抓住本质，指出要害，不应含糊哕嗦。但是，叙事的平铺直叙并不意味着语言的干瘪、枯燥乏味，说事精要也不是套话连篇，千篇一律。
(3)语言须端庄郑重，使用较为规范的书面语。这里需注意一些文言虚词的使用。恰当合理地使用文言虚词，可以使诉讼文书显得简练，但用文言虚词时应注意符合文言虚词的使用规律。此外，使用文言虚词要注意整个文字的格调，如全篇语言比较简洁，用文言虚词则显得协调；如果全篇语言较为通俗，则尽量少用文言虚词。
(4)恰当地使用一些积极的修辞手法，以增强诉讼文书的表达。一股而言，诉讼文书讲究事切言明、语句规整、逻辑谨严、详略得当。因而在诉讼文书中绝对排斥夸张、婉转等修辞手法的使用。一般也不使用比喻、借代的手法。但如引用、示现、排比等修辞手法还是常用的。举凡引用当事人原话、据以定性和量裁的法律条文的内容，都不可避免地使用引用的修辞格。
“引用”的手法，可以使诉讼文书中的论证说明更为有力。“示现”是如实地再现情状的修辞手法，这种手法在诉讼文书中也经常使用。为了更好地叙述案件事实，反映当事人的行为活动状况，使人具体真切地了解当事人的所作所为就需要具体地叙述行为发生的整个过程，如实再现当时的情况，这时就要使用示现手法。此外，排比、对仗等修辞手法也可在经济诉讼文书中使用。只要使用恰当，就能增强诉讼文书的语气，增强其说服力。
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