秘书学

姜爽，辽宁经济管理干部学院公共管理系主任，教授，文秘专业学科带头人；教育部公共管理教学指导委员会副秘书长，辽宁省行为科学学会理事，辽宁省行政学会常务理事，NVQ企业行政管理培训师，高级职业汉语培训师，国家秘书职业培训师。参与国家级课题一项，主持省级获奖课题两项。主编《普通话训练教程》、《美育基础》、《应用文写作教程》、《秘书英语》等著作。主讲课程：秘书学、秘书综合实务、企业行政管理、商务礼仪、组织行为学等。
赵莹，沈阳农业大学高等职业技术学院成教部主任，副教授。曾主持多项规划及科研课题，其中，辽宁省教育厅“十五”规划课题“社区成人教育发展趋势的研究”获辽宁省教育科研成果二等奖。主编《中专写作概论》、《语文》等著作。主讲课程：文书与档案管理、公共关系学、农村政策法规等。

第一章 秘书／1
本章提要／1
本章学习目标／1
第一节 秘书／1
第二节 秘书学／8
第三节 秘书工作／13
案例分析／26
本章小结／27
复习思考题／27
项目实训／27

第二章 秘书机构／29
本章提要／29
本章学习目标／29
第一节 秘书机构的设置／29
第二节 秘书的工作职能／34
案例分析／45
本章小结／46
复习思考题／46

第三章 秘书的素质／48
本章提要／48
本章学习目标／48
第一节 秘书的职业道德／48
案例分析／58
第二节 秘书的智能结构／58
第三节 秘书的气质个性／64
案例分析／68
本章小结／69
复习思考题／70
项目实训／70

第四章 秘书的日常事务工作／72
本章提要／72
本章学习目标／72
第一节 办公环境管理／73
第二节 办公环境的安全维护／77
案例分析／79
第三节 电函印信的处理／79
案例分析／86
第四节 办公接待工作／87
案例分析／94
第五节 值班保密工作／94
案例分析／101
第六节 办公时间效率的管理／102
案例分析／113
本章小结／116
复习思考题／116
项目实训一／117
项目实训二／118
项目实训三／118
项目实训四／119

第五章 秘书的调研与信息工作／120
本章提要／120
本章学习目标／120
第一节 秘书的调查研究工作／120
第二节 秘书的信息处理工作／126
案例分析／131
本章小结／131
复习思考题／132
项目实训一／132
项目实训二／133

第六章 秘书的文书与档案工作／134
本章提要／134
本章学习目标／134
第一节 秘书的文书工作／134
第二节 秘书的档案工作／141
案例分析／145
本章小结／147
复习思考题／147
项目实训／147

第七章 秘书的会务工作／149
本章提要／149
本章学习目标／149
第一节 会务工作概述／149
第二节 会前筹备工作／152
第三节 会间组织与服务／162
第四节 会议的善后处理／168
案例分析／174
本章小结／174
复习思考题／174
项目实训一／175
项目实训二／176
项目实训三／176
项目实训四／177
参考文献／179

插图：


国外也有与此类似的秘书分类方式，主要是根据秘书的资格和承担责任的不同，从纵向上分为不同的等级。例如在美国的工商企业中，行政秘书按照职位从低到高依次分为B级秘书、A级秘书、经理秘书。在英国的政府机关中，秘书分为行政级、执行级、文书级和助理文书级四个层次。
（二）横向分类
秘书的横向分类是以秘书的工作内容或所从事行业为标准的分类。
（1）按服务对象和经济来源划分，可以分为公务秘书和私人秘书两类。
公务秘书泛指在各级党、政、军、群机关和国有企事业单位中，由组织或者人事部门选派，从国家机关或企事业单位领取薪酬，在编制上属于该单位干部的人员。目前我国党政机关的秘书均属于此类。在部分高级领导人或者高级专家身边服务的秘书，是由相应的组织部门选派并经领导人本人同意后担任的，虽然其服务对象是个人，其职务同样纳入干部编制，也属于公务秘书。
私人秘书是指由私人、私人企业、民办企业等出资雇佣并为其服务的秘书。私人秘书不属于国家编制的文员，他们在遵守国家法律的前提下，向自己的雇佣聘任者负责。他们的工作制度和工作方式具有很大的灵活性和多样性。随着我国改革开放的不断深入，私人秘书队伍将逐渐扩大。
（2）按不同的行业或所属的部门分类，可分为党务、行政、经济、军事、司法、文教秘书等。这其中还可进一步细分为若干小类，如在经济部门，可具体分为工业、农业、金融、保险、税务、商业等行业的秘书；在文教部门，又可具体分为文化、教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研等部门的秘书。
（3）按照秘书的工作内容，可划分为文字秘书、机要秘书、行政秘书、通讯秘书、事务秘书、信访秘书、生活秘书、外事秘书等。这种分类是目前比较普遍和通用的分类方法。
文字秘书是指专职从事以撰拟公文、综合情况、沟通信息、参与政策研究、协助领导进行公文把关等为主要工作的秘书。具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。
机要秘书是指专管机密文件和负责机密性事务的秘书，主要在高中层领导机关和机密性较强的机关、事业单位。其主要职责是：收发和管理机密文电及其他机密材料，负责领导干部办公事务的保密工作，做好领导干部交办的各项带机密性的事务工作。